1938年美國人卡爾遜(Carlson)發明了影印機，展現出人類第一張全錄複本，是為辦公室革命的重大發明，改變了傳統辦公室油印文件複製的方式。1959年全世界第一部商用影印機Xerox 914上市，它是第一部全錄影印(xerographic)的自動化影印機，每秒可影印7張文件，使得全錄(Xerox)成為影印機的代名詞，也開啟辦公室檔案管理及傳遞的效率化。1973年，國際電報電話諮詢委員會頒布GI規格的傳真機，傳送時間約6分鐘；1980年傳真機正式被作為商業用途，使商業文書的傳送由文字電傳進步到圖文傳真。1990年代以後彩色影印機及數位影印機相繼問世